Con il costante diffondersi e innovarsi di strumenti di sicurezza e controllo, tra cui la videosorveglianza, le regole sulla tutela dei dati personali si sono fatte più complesse, articolate e stringenti.
In particolare rispetto alla videosorveglianza, è bene sapere che il rispetto delle regole sulla protezione dei dati spettano al titolare del trattamento, cioè al cliente che commissiona l’installazione dell’impianto. Detto ciò, è evidente che per la piena osservanza delle complesse regole in materia, il cliente si affida di buon grado all’esperienza e alle competenze in costante aggiornamento dell’installatore.
E’ proprio questa stretta collaborazione e fiducia tra chi risponde in materia di tutela dei dati e chi ha maggiore esperienza professionale in materia, che consente di impostare al meglio un sistema di vigilanza legalmente inappuntabile ed efficace a tutti gli effetti.
A seguire alcuni tra gli aspetti più importanti per chi intende avvalersi di un impianto di videosorveglianza.
Legittimità
A seguito di opportune verifiche preliminari, in caso l’impianto preveda di inquadrare, ad esempio in un contesto d’impresa, i dipendenti, si è tenuti ad ottenere l’assenso delle rappresentanze sindacali o l’autorizzazione da parte della direzione provinciale del lavoro.
Per quanto tali autorizzazioni siano a carico del datore di lavoro, in caso d’inadempienza anche l’installatore potrebbe essere coinvolto nelle cause conseguenti. Per tale ragione, spesso l’installatore richiede il rilascio di una dichiarazione di legittimità dell’impianto da parte del titolare, che si assume per intero le responsabilità sulla veridicità di quanto dichiarato.
Informazione
Una volta ottenute queste autorizzazioni, è fondamentale valutare accuratamente il perimetro dell’area interessata da videosorveglianza, al fine di posizionare al meglio adeguata cartellonistica informatica.
Le informazioni che la segnaletica è tenuta tassativamente a riportare sono relative allo scopo delle riprese, al titolare del trattamento dei dati e al soggetto a cui rivolgersi per ulteriori approfondimenti sulle finalità della videosorveglianza e per esercitare i propri diritti in materia.
E’ molto importante che tale segnaletica sia posizionata in modo che il soggetto sia informato prima di entrare nell’area della ripresa video, in tempo quindi per esercitare il suo pieno diritto di entrare o meno in questa zona.
E’ oltremodo fondamentale utilizzare cartelli “a norma” e non avvalersi di economiche versioni improvvisate presenti sul mercato che non rispettano quanto richiesto dalla legge.
Ricordiamo ad esempio che l’autorità Garante in Italia ha precisato che questi cartelli devono risultare leggibili anche di notte, quando l’impianto di videosorveglianza resta attivo.
Se poi il luogo sottoposto a riprese è un ufficio, anche privato, aperto al pubblico, maggiori dettagli sono richiesti, e il giusto e completo posizionamento delle informative può risultare molto meno banale di quanto sembri. In questo ambito l’esperienza professionale dell’installatore fa davvero la differenza.
Minimizzare i dati acquisti
Nel rispetto dell’articolo 25 del Regolamento Generale Europeo, la valutazione della protezione dei dati è una materia particolarmente difficile e onerosa, soprattutto dato il livello di evoluzione tecnologica e sofisticazione degli impianti e dei software.
Non tutti i produttori di software gestionali, a cui spetterebbe tale valutazione, si sono già organizzati per fornirla. In questo ambito, è quindi l’installatore ad assumersi compiutamente questo onere, mettendo a disposizione del titolare tale documento.
Archivio delle registrazioni e cancellazioni
Partendo dal presupposto per cui i dati personali possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente connesso con le finalità dichiarate, il Garante in Italia ha indicato questo tempo, relativamente all’archiviazione delle immagini, in sette giorni. Eccezioni sono ammissibili, ma solo a fronte di debita autorizzazione.
Anche in questo caso è l’installatore a occuparsi della corretta archiviazione e cancellazione delle immagini nei tempi previsti, provando al titolare dei dati la corretta impostazione preliminare ed esecuzione in corso d’opera di quanto previsto dalla legge.
Accesso alle riprese
E’ molto importante rispettare la condizione per cui ai soli soggetti autorizzati è permessa l’osservazione delle riprese. Il problema può sembrare meno rilevante in caso il monitoraggio si svolga presso una sala operativa esterna di un servizio di vigilanza, lo è maggiormente in contesti diversi quali portinerie o negozi, in cui i monitor possono essere posizionati in modo da essere visti o intravisti anche da esterni. L’installatore deve subentrare in questo caso per informare e supportare il titolare nell’individuazione di una posizione più consona e protetta dei monitor.
Basterebbe infine entrare nel campo della complessa formulazione del manuale procedurale di gestione dell’impianto, a carico del titolare, per capire quanto non solo sia l’esperienza dell’installatore a fare la differenza, ma soprattutto i migliori risultati si ottengano attraverso una collaborazione costante, efficace e proficua dei due soggetti.